L’Offerta e il Piano di Gestione Informativa

Nell’articolo al link abbiamo trattato nel dettaglio contenuti, finalità e modalità del Capitolato Informativo, il documento attraverso il quale la Committenza esplicita le proprie richieste riguardanti molteplici aspetti, dall’inquadramento della specifica commessa ai requisiti tecnici e gestionali considerati necessari per una corretta esecuzione dell’incarico tramite l’applicazione della metodologia BIM.

Il Capitolato Informativo dunque rappresenta il documento chiave per la Committenza, in quanto rappresenta lo strumento più importante per instradare i partecipanti ad una gara d’appalto in cui sia richiesta la metodologia BIM, al fine di soddisfare la Committenza stessa. Tale documento infatti fa parte della documentazione posta a base di gara, al pari di altri documenti fondamentali quali, ad esempio, il disciplinare di gara, il capitolato d’appalto e la descrizione del bando.

Cerchiamo dunque di fornire un quadro chiaro del processo di gara, durante il quale troveremo altri due documenti fondamentali per una corretta impostazione della commessa, elaborati dapprima dagli offerenti e poi dall’affidatario di concerto con la Committenza.

Nello schema riportato abbiamo cercato di rendere il più comprensibile possibile il processo di gara dal punto di vista della documentazione dedicata, ossia il Capitolato Informativo (CI), l’Offerta di Gestione Informativa (oGI) e il Piano di Gestione Informativa (pGI).

Nello schema sono riportate tre fasi, ossia quella relativa alla documentazione posta a basa di gara, seguita dalla fase di gara durante la quale gli offerenti preparano e presentano la documentazione tecnico-economica finalizzata all’aggiudicazione, terminando poi con la fase di appalto, ossia quando la Committenza decreta un vincitore della gara e si dà il via all’esecuzione dell’incarico da parte dell’affidatario.

Durante la fase di gara dunque viene redatto un documento, complementare al resto della documentazione tecnico-economica richiesta, denominato Offerta di Gestione Informativa. Tale documento è definito nella parte 5 della serie normativa UNI 11337. Analizziamo nel dettaglio la definizione.

Oltre alla funzione di risposta al Capitolato Informativo, il normatore precisa che “l’offerta di gestione informativa è liberamente redatta dal possibile affidatario in funzione della strutturazione ed articolazione del capitolato informativo del Committente e in stretta correlazione con le richieste ed ai requisiti da questi esplicitati”. Riguardo a questa definizione, vorrei porre l’attenzione sull’avverbio “liberamente”, in quanto l’interpretazione che ne possiamo dare prevede dunque la possibilità da parte dell’Offerente di strutturare a suo piacimento l’Offerta di Gestione Informativa ma, come richiesto nel resto della definizione, in stretta correlazione con le richieste esplicitate nel CI. Ne deriva una necessità di aderenza alle richieste, caratterizzata però dalla libertà di integrare le stesse attraverso schemi, paragrafi o considerazioni che possano arricchire la propria offerta, al fine di potersi distinguere dagli altri offerenti.

A tal proposito, il normatore precisa “ogni modifica o miglioria sia chiaramente identificabile e non vincolante per l’offerta stessa rispetto ai vincoli del Capitolato Informativo”. Ne consegue che sia necessario identificare tali parti aggiuntive, precisando la loro natura non vincolante. Tale considerazione assume grande importanza in un settore, quale quello della metodologia BIM, dove molto spesso la mole di lavoro finalizzata al raggiungimento di una apparentemente semplice miglioria è difficilmente quantificabile da una Committenza non formata.

Nella pratica, l’Offerta di Gestione Informativa si configura come un documento di carattere generale, dove l’Offerente o per mancanza di informazioni, o per tutela, spesso ricorre a definizioni generali o a schemi per l’esplicitazione del metodo di lavoro offerto.

Il documento presentato in fase di gara è dunque valutato dalla Committenza come parte integrante dell’Offerta tecnica e, in funzione della determinazione dei punteggi relativi sia ad essa che all’Offerta economica ed eventuale materiale accessorio richiesto, si procede all’aggiudicazione della gara.

La fase di appalto vede dunque un’evoluzione dell’Offerta dei Gestione Informativa nel Piano di Gestione Informativa, un documento di dettaglio finalizzato a definire le modalità attraverso le quali l’Affidatario si impegna ad applicare la metodologia BIM all’intervento oggetto di aggiudicazione.

L’operazione di stesura del Piano di Gestione Informativa è in capo all’Affidatario ma deve essere eseguita di concerto con la Committenza, la quale ha il diritto di revisionare il documento in fase di stesura al fine di raggiungere un compromesso che possa soddisfare le proprie esigenze e che sia sostenibile da parte dell’Affidatario. Questa fase di confronto è da svolgersi immediatamente dopo l’aggiudicazione tramite tavoli condivisi fra Affidatario e Committenza, finalizzati a definire i dettagli delle modalità, processi e strumenti utilizzati.

Il Piano di Gestione Informativa ricalca dunque la struttura del Capitolato Informativo, integrandola qualora non fosse completa e dettagliando tutte le sue parti.

Cercando di dare un punto di vista pratico desunto dalle molteplici esperienze pregresse di Bimfactory, l’attenzione maggiore in questa fase è da dedicare ai processi. I processi, come ad esempio il processo di coordinamento dei modelli, di trasferimento delle informazioni, di consegna e approvazione della documentazione sottomessa, sono elementi chiave per una buona riuscita di un progetto e/o realizzazione di un’opera. Molto spesso questa parte è sottovalutata, ponendo attenzione esclusivamente alla natura tecnica delle scelte fatte relativamente a software, hardware e contenuto informativo del modello, ma senza la definizione di processi, ruoli e modalità chiare si rischia di imbattersi in incomprensioni che, nel peggiore dei casi, possono sfociare in contenziosi fra le parti interessate.

Ulteriore attenzione va riposta al tema dell’ACDat, ossia nella configurazione dell’Ambiente di Condivisione Dati. Sempre più spesso infatti le Stazioni Appaltanti pubbliche mettono a disposizione, per l’esecuzione dell’incarico, uno spazio condiviso per il caricamento dei documenti.

Tale spazio però, spesso non è lo strumento più idoneo per una reale collaborazione fra le parti e non prevede processi approvativi che fluidifichino le fasi di sottomissione ed approvazione/rigetto della documentazione oggetto di consegna. Secondo la nostra esperienza, è necessario configurare un ACDat che sia utile in fasi di esecuzione e dunque con caratteristiche che prevedano uno scambio di informazioni in tempo reale, garantendo così il coordinamento interdisciplinare. Tale caratteristica deve essere coadiuvata alla configurazione di workflow approvativi che permettano una gestione documentale avanzata, dove tutti gli stakeholders interessati possano essere a conoscenza dello stato approvativo di un documento sottomesso tramite notifiche relative a tempistiche, scadenze e commenti.

Se lo strumento messo a disposizione dalla Stazione Appaltante non risultasse idoneo ad un coordinamento in fase di esecuzione, come previsto dalla norma ISO 19650 è possibile ricorrere all’utilizzo di due diversi ambienti di condivisione dati, uno dedicato ai progettisti ed uno dedicato allo scambio informativo con la Committenza, con caratteristiche diverse ma finalizzate ad un obiettivo comune, ossia il raggiungimento dei più elevati standard di coordinamento e gestione documentale possibili.

Tali ragionamenti devono essere condivisi fra tutte le parti, concretizzate attraverso la configurazione dello strumento scelto e ratificate nel Piano di Gestione Informativa.

Bimfactory supporta sia le Stazioni Appaltanti (qui il link), che intendono organizzare in modo efficace la documentazione e la procedura di gara, sia imprese che studi di progettazione (qui il link) che sono chiamati a soddisfare requisiti sempre più significativi in fase di gara.